Varstvo osebnih podatkov

Informacijska obveznost upravljavca v skladu s členom 13 GDPR za stranke in obiskovalce spletne trgovine Top4Mobile.

1. Uvodne informacije

Ta dokument pojasnjuje, kako obdelujemo osebne podatke strank in obiskovalcev spletne trgovine Top4Mobile. Nanaša se predvsem na uporabo spletne trgovine, oddajo naročila, registracijo uporabniškega računa, plačilo, dostavo, reklamacijo, vračilo blaga, komunikacijo s podporo strankam, pošiljanje novic, uporabo piškotkov ter merjenje obiskanosti ali oglaševanja.

Ta pravila veljajo za spletno trgovino Top4Mobile ter njene jezikovne ali domenske različice, ki jih upravlja družba Shield-Sk s. r. o. Piškotki so podrobneje urejeni tudi na ločeni strani, namenjeni piškotkom.

2. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

Shield-Sk s. r. o.

Sedež: Ulica Rudolfa Mocka 3750/2A, 841 04 Bratislava, Slovaška republika

IČO: 46701494

DIČ: 2023549671

ID za DDV: SK2023549671

E-pošta za vprašanja glede varstva osebnih podatkov: info@top4mobile.eu

V nadaljevanju tudi »upravljavec«, »mi« ali »nas«.

3. Katere osebne podatke obdelujemo

Obdelujemo samo tiste osebne podatke, ki so potrebni za določen namen. Glede na situacijo lahko gre predvsem za naslednje podatke:

ime in priimek,
naslov za izstavitev računa in naslov za dostavo,
e-poštni naslov,
telefonska številka,
podatki o naročilu in kupljenem blagu,
podatki, potrebni za sprejem, uskladitev ali vračilo plačila,
podatki, potrebni za obravnavo reklamacije, vračila blaga ali odstopa od pogodbe,
podatki iz komunikacije s podporo strankam,
podatki o uporabniškem računu, če ga ustvarite,
tehnični podatki o uporabi spletne strani, na primer IP-naslov, piškotki, identifikatorji naprave, vrsta brskalnika in podatki o vedenju na strani,
podatki, potrebni za pošiljanje novic in marketinške komunikacije.

Od vas ne zahtevamo podatkov, ki niso potrebni za obdelavo naročila, zagotavljanje storitve ali izpolnitev zakonske obveznosti.

4. Obdelava naročila in dostava blaga

Vaše osebne podatke obdelujemo zato, da lahko sprejmemo in obdelamo naročilo, potrdimo njegov prejem, pripravimo blago, izdamo dokumente, dostavimo pošiljko in z vami komuniciramo o stanju naročila.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe ali izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe v skladu s členom 6(1)(b) GDPR.

Obdelovani podatki: predvsem ime, priimek, naslov za izstavitev računa in naslov za dostavo, e-pošta, telefon, podatki o naročilu in podatki, potrebni za dostavo.

Obdobje hrambe: med obdelavo naročila in nato za obdobje, potrebno za varstvo pravnih zahtevkov. Računovodske dokumente praviloma hranimo 10 let v skladu z zakonom.

5. Plačila

Pri plačilu obdelujemo podatke, potrebne za sprejem, preverjanje, uskladitev ali vračilo plačila. Pri spletnih plačilih lahko podatke obdeluje tudi ponudnik plačilne storitve.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe v skladu s členom 6(1)(b) GDPR in izpolnjevanje zakonskih obveznosti v skladu s členom 6(1)(c) GDPR.

Prejemniki: GoPay, Stripe, PayPal, banke, računovodstvo in pooblaščene osebe upravljavca.

Obdobje hrambe: v skladu z računovodskimi in davčnimi predpisi praviloma 10 let.

6. Prevoz in dostava pošiljke

Da vam lahko dostavimo naročeno blago, potrebne podatke posredujemo izbranemu prevozniku ali prevzemnemu mestu. Gre predvsem za ime, priimek, naslov dostave, telefonsko številko, e-pošto in podatke o pošiljki.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe v skladu s členom 6(1)(b) GDPR.

Prejemniki: prevozniki in logistični partnerji, na primer Packeta, GLS, DPD, Slovaška pošta ali drugi prevozniki glede na izbrano državo in način dostave.

Obdobje hrambe: med obdelavo naročila in nato za obdobje, potrebno za reševanje morebitnih reklamacij, dostave ali pravnih zahtevkov.

7. Uporabniški račun

Če ustvarite uporabniški račun, obdelujemo podatke, potrebne za njegovo vodenje, prijavo, prikaz zgodovine naročil in enostavnejše nakupovanje.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe v skladu s členom 6(1)(b) GDPR oziroma zakoniti interes v skladu s členom 6(1)(f) GDPR, ki obsega zagotavljanje udobja za stranke in upravljanje računa.

Obdobje hrambe: v času obstoja uporabniškega računa. Račun lahko kadarkoli prekličete. To ne vpliva na hrambo podatkov, ki jih moramo hraniti zaradi zakonskih obveznosti ali varstva pravnih zahtevkov.

8. Reklamacije, vračilo blaga in odstop od pogodbe

Vaše podatke obdelujemo tudi pri obravnavi reklamacije, vračila blaga, odstopa od pogodbe, zamenjave blaga ali druge zahteve stranke.

Obdelujemo predvsem identifikacijske in kontaktne podatke, podatke o naročilu, podatke o blagu, opis napake ali zahteve ter po potrebi številko računa za vračilo plačila.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe v skladu s členom 6(1)(b) GDPR, izpolnjevanje zakonske obveznosti v skladu s členom 6(1)(c) GDPR in zakoniti interes v skladu s členom 6(1)(f) GDPR pri varstvu pravnih zahtevkov.

Obdobje hrambe: praviloma 4 leta od obravnave reklamacije ali zahteve oziroma dlje, če je to potrebno za varstvo pravnih zahtevkov.

9. Računovodstvo in davčne zadeve

Osebne podatke, navedene na računih, davčnih dokumentih in računovodskih evidencah, obdelujemo za namene vodenja računovodstva, izpolnjevanja davčnih obveznosti in arhiviranja računovodskih dokumentov.

Pravna podlaga: izpolnjevanje zakonske obveznosti v skladu s členom 6(1)(c) GDPR, predvsem v skladu z zakonom o računovodstvu in davčnimi predpisi.

Prejemniki: računovodje, davčni svetovalci, revizorji, organi javne oblasti in pooblaščene osebe upravljavca.

Obdobje hrambe: praviloma 10 let po letu, na katero se računovodski dokumenti nanašajo.

10. Podpora strankam in komunikacija

Če nas kontaktirate po e-pošti, telefonu, prek kontaktnega obrazca, klepeta ali na drug način, obdelujemo podatke, potrebne za obravnavo vaše zahteve.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe ali predpogodbena komunikacija v skladu s členom 6(1)(b) GDPR oziroma zakoniti interes v skladu s členom 6(1)(f) GDPR, ki obsega zagotavljanje podpore strankam in evidenco komunikacije.

Obdobje hrambe: med obravnavo zahteve in nato razumno obdobje za varstvo pravnih zahtevkov. Običajno komunikacijo s strankami hranimo praviloma največ 3 leta.

Prejemniki: euro.support kot ponudnik podpore strankam in ticketing sistema oziroma pooblaščene osebe upravljavca.

11. Novice in marketinška komunikacija

Če se prijavite na prejemanje novic, obdelujemo vaš e-poštni naslov za pošiljanje novosti, popustov, akcij in marketinških ponudb.

Če ste pri nas opravili nakup, vam lahko pošiljamo podobne poslovne ponudbe, ki se nanašajo na naše izdelke, če takšnega pošiljanja niste zavrnili in če to dovoljujejo pravni predpisi.

Pravna podlaga: privolitev v skladu s členom 6(1)(a) GDPR oziroma zakoniti interes v skladu s členom 6(1)(f) GDPR pri pošiljanju podobnih ponudb obstoječim strankam.

Obdobje hrambe: do preklica privolitve ali odjave od novic.

Odjava: od novic se lahko kadarkoli odjavite s klikom na povezavo za odjavo v e-pošti ali tako, da nas kontaktirate na info@top4mobile.eu.

12. Ocene, mnenja in zadovoljstvo strank

Po nakupu vas lahko prosimo za oceno nakupa, izdelkov ali zadovoljstva s storitvami. Za ta namen lahko ponudniku storitve za mnenja euro.reviews posredujemo vaš e-poštni naslov, da vam lahko pošlje poziv za oddajo ocene.

Pravna podlaga: zakoniti interes v skladu s členom 6(1)(f) GDPR, ki obsega pridobivanje povratnih informacij in izboljševanje naših storitev, oziroma privolitev, če jo posamezna storitev zahteva.

Prejemniki: euro.reviews, in sicer v obsegu e-poštnega naslova, potrebnega za pošiljanje poziva za oddajo ocene.

Obdobje hrambe: za obdobje, potrebno za pošiljanje in ovrednotenje povratnih informacij, oziroma v skladu s pravili storitve za mnenja.

13. Piškotki, analitika in spletno oglaševanje

Na naši spletni strani uporabljamo piškotke in podobne tehnologije. Nujni piškotki so potrebni za delovanje strani, nakupovalne košarice, naročila in varnosti spletne trgovine. Druge piškotke uporabljamo samo v skladu z vašimi nastavitvami v vrstici za piškotke.

Za analitiko in spletno oglaševanje lahko uporabljamo predvsem Google Analytics, Google Ads in Meta Ads. Ta orodja nam pomagajo meriti obiskanost, ocenjevati uspešnost oglaševanja, izboljševati spletno stran in prikazovati ustreznejše oglase.

Pravna podlaga: nujne piškotke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa in tehnične nujnosti delovanja spletne strani. Analitične, oglaševalske in personalizacijske piškotke uporabljamo na podlagi vaše privolitve v skladu s členom 6(1)(a) GDPR.

Svojo privolitev za piškotke lahko kadarkoli spremenite ali prekličete prek nastavitev piškotkov na naši spletni strani.

Podrobne informacije o posameznih piškotkih, njihovem namenu, obdobju hrambe in ponudnikih najdete na ločeni strani Piškotki.

14. Varnost spletne strani in zaščita pred zlorabami

Obdelujemo tehnične podatke, potrebne za zagotavljanje varnosti spletne strani, preprečevanje goljufij, zaščito pred napadi, reševanje tehničnih incidentov in zagotavljanje pravilnega delovanja spletne trgovine.

Pravna podlaga: zakoniti interes v skladu s členom 6(1)(f) GDPR, ki obsega zaščito spletne strani, podatkov, storitev in strank.

Obdobje hrambe: tehnične dnevnike hranimo za nujno potrebno obdobje, praviloma od nekaj dni do nekaj mesecev, razen če je potrebna daljša hramba zaradi varnostnega incidenta ali pravnega zahtevka.

15. Pravne zadeve in varstvo pravnih zahtevkov

Vaše osebne podatke lahko obdelujemo tudi, če je to potrebno za dokazovanje, uveljavljanje ali obrambo naših pravnih zahtevkov, na primer pri sporih, izterjavi terjatev, zavarovalnih primerih, nadzorih ali komunikaciji z organi javne oblasti.

Pravna podlaga: zakoniti interes v skladu s členom 6(1)(f) GDPR.

Obdobje hrambe: med trajanjem spora ali postopka in nato do izteka ustreznih zastaralnih ali arhivskih rokov.

Prejemniki: pravni svetovalci, odvetniki, osebe, pooblaščene za izterjavo terjatev, zavarovalnice, sodišča, organi javne oblasti in pooblaščene osebe upravljavca.

16. Obravnava pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki

Če uveljavljate svoje pravice v skladu z GDPR, obdelujemo vaše podatke, potrebne za sprejem, presojo in obravnavo vaše zahteve.

Pravna podlaga: izpolnjevanje zakonske obveznosti v skladu s členom 6(1)(c) GDPR.

Obdobje hrambe: praviloma 5 let od obravnave zahteve.

Prejemniki: pooblaščene osebe upravljavca, pravni svetovalci in po potrebi Urad za varstvo osebnih podatkov Slovaške republike.

17. Komu lahko posredujemo osebne podatke

Vaše osebne podatke posredujemo samo v obsegu, potrebnem za izpolnitev določenega namena. Prejemniki osebnih podatkov so lahko predvsem:

prevozniki in prevzemna mesta,
plačilni sistemi GoPay, Stripe in PayPal,
banke,
računovodje, davčni svetovalci in revizorji,
ponudniki IT storitev, gostovanja, oblačnih storitev in tehnične podpore,
ponudniki e-poštnih in komunikacijskih storitev,
ponudniki podpore strankam in ticketing sistemov, predvsem euro.support,
Google Analytics, Google Ads in Meta Ads, če ste podali ustrezno privolitev za piškotke ali marketinško obdelavo,
euro.reviews v obsegu e-poštnega naslova za pošiljanje poziva za oddajo ocene,
pravni svetovalci, odvetniki in osebe, pooblaščene za izterjavo terjatev,
organi javne oblasti, če nam takšno obveznost nalaga zakon.

Z osebami, ki za nas obdelujejo osebne podatke kot obdelovalci, imamo sklenjene pogodbe ali drugo pravno podlago, ki zagotavlja varstvo osebnih podatkov.

18. Prenos osebnih podatkov izven EU/EGP

Nekateri naši tehnični, analitični ali marketinški partnerji lahko osebne podatke obdelujejo tudi izven Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora, predvsem kadar gre za globalne ponudnike storitev, kot sta Google ali Meta.

Če pride do prenosa osebnih podatkov izven EU/EGP, skrbimo, da se prenos izvede v skladu z GDPR, zlasti na podlagi sklepa o ustreznosti, standardnih pogodbenih določil ali drugih ustreznih zaščitnih ukrepov v skladu z GDPR.

19. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena, za katerega so bili pridobljeni, ali toliko časa, kolikor zahtevajo pravni predpisi.

Okvirni roki hrambe:

naročila in povezana komunikacija: med obdelavo naročila in nato za obdobje, potrebno za varstvo pravnih zahtevkov,
računovodski in davčni dokumenti: praviloma 10 let,
uporabniški račun: v času obstoja računa,
reklamacije in vračila blaga: praviloma 4 leta od obravnave,
novice: do odjave ali preklica privolitve,
zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z GDPR: praviloma 5 let od obravnave,
tehnični in varnostni dnevniki: za nujno potrebno obdobje, praviloma od nekaj dni do nekaj mesecev,
pravne zadeve: med trajanjem spora ali do izteka ustreznih zastaralnih rokov.

Po izteku ustreznega roka osebne podatke izbrišemo ali anonimiziramo, če jih ne potrebujemo več za drug zakonit namen.

20. Avtomatizirano odločanje in profiliranje

Pri obdelavi osebnih podatkov ne izvajamo avtomatiziranega individualnega odločanja, ki bi imelo pravne učinke ali podobno pomembno vplivalo na stranko.

Na spletni strani lahko uporabljamo analitična in oglaševalska orodja, ki pomagajo meriti obiskanost, ocenjevati uspešnost oglaševanja ali prikazovati ustreznejše oglase. Takšno obdelavo izvajamo samo v skladu z nastavitvami piškotkov in podanimi privolitvami.

21. Kako varujemo osebne podatke

Sprejemamo primerne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, zlorabo, spremembo ali razkritjem.

Dostop do osebnih podatkov imajo samo pooblaščene osebe, ki jih potrebujejo za izpolnjevanje delovnih ali pogodbenih obveznosti. Osebni podatki se obdelujejo v informacijskih sistemih, ki jih varujemo z ustreznimi varnostnimi ukrepi. Podatke varnostno kopiramo v obsegu, potrebnem za zagotavljanje razpoložljivosti in obnovitve sistemov.

22. Vaše pravice

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate v skladu z GDPR naslednje pravice:

pravico do dostopa do osebnih podatkov,
pravico do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov,
pravico do izbrisa osebnih podatkov,
pravico do omejitve obdelave,
pravico do prenosljivosti podatkov,
pravico do ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu,
pravico do preklica privolitve, če obdelava temelji na privolitvi,
pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu.

Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred njenim preklicem.

Svoje pravice lahko uveljavljate po e-pošti na naslovu info@top4mobile.eu ali pisno na naslovu sedeža upravljavca.

Pri obravnavi zahteve vas lahko prosimo za preverjanje identitete, če je to potrebno za zaščito vaših podatkov.

23. Pravica do vložitve pritožbe

Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo nezakonito ali nepravilno, se lahko obrnete na nadzorni organ:

Urad za varstvo osebnih podatkov Slovaške republike

Galvaniho Business Centrum II

Galvaniho 7/B

821 04 Bratislava

Slovaška republika

E-pošta: statny.dozor@pdp.gov.sk

24. Posredovanje osebnih podatkov

Posredovanje osebnih podatkov je v nekaterih primerih potrebno za sklenitev ali izvajanje pogodbe, na primer pri oddaji naročila, dostavi blaga ali obravnavi reklamacije.

Če nam potrebnih podatkov ne posredujete, morda ne bomo mogli obdelati naročila, dostaviti blaga, zagotoviti podpore strankam ali izpolniti zakonskih obveznosti.

V primeru obdelave, ki temelji na privolitvi, je posredovanje podatkov prostovoljno, privolitev pa lahko kadarkoli prekličete.

25. Spremembe pravil varstva osebnih podatkov

Ta pravila varstva osebnih podatkov lahko sproti posodabljamo, zlasti zaradi sprememb pravnih predpisov, uporabljenih storitev ali delovanja naše spletne trgovine.

Aktualna različica je vedno objavljena na naši spletni strani.

Velja od: 16. 6. 2026